Judith 011

5 Tips voor Vertrouwen om Werk uit Handen te geven

“Ik vind het moeilijk om iets uit handen te geven en voor mij is het heel belangrijk dat ik iemand kan vertrouwen.” Dit was een reactie op een blog van mij een paar weken terug. En ook deze week sprak ik een ondernemer die mij aangaf: “Ik moet wel het vertrouwen hebben dat het goed gaat. Ik wil niet dat mijn goede naam te grabbel wordt gegooid.”

Je hebt jarenlang geploeterd om van 0 af aan iets op te bouwen. Hebt daar bloed, zweet en tranen in zitten, dan kan ik mij voorstellen dat jij je ‘kindje’ niet zomaar uit handen wilt geven. Daar heb ik zeker alle begrip voor.

Maar wanneer jij verder wilt groeien, ontzorgd wilt worden , geen battle meer wilt voeren met allerlei randzaken, dan is een aantal van je werkzaamheden delegeren het overwegen zeker waard. Jij kunt je dan richten op je klanten en op sales bevorderende activiteiten. Daarom speciaal voor jou 5 tips om je vertrouwen in het uit handen geven van je werkzaamheden, een boost te geven.

Tip #1: Delegeer naar iemand met verantwoordelijkheidsgevoel

Wanneer je niet kunt rekenen op degene die de taak moet uitvoeren, dan heb je alsnog een probleem. Delegeren kan niet zonder een uitbreiding van bevoegdheden. Je kunt niet van een VA verwachten dat zij een project succesvol afrondt zonder bijvoorbeeld de mogelijkheid te hebben om beslissingen te nemen.

Je wilt ook niet dat zij steeds ‘aanklopt’ om te overleggen over tussentijdse besluiten. Het is nu haar verantwoordelijkheid en zij moet zelfstandig werken. Weet dat VA’s ook zelfstandige ondernemers zijn en daarmee een groot verantwoordelijkheidsgevoel hebben.

Tip #2: Heb vertrouwen

Wanneer je taken gaat overdragen, heb er dan vertrouwen in dat het goed komt. Nee, het zal niet meer precies zo gaan zoals jij het deed. Iedereen is namelijk uniek, dus iedereen doet de werkzaamheden op zijn eigen manier. Maar stel dat nog steeds 80% overeind blijft van jouw visie, terwijl jij nu wel op andere fronten aandacht kunt geven. Hoe tof is dat?!

Vertrouwen hebben in je VA zorgt ervoor dat zij gaat opstaan. Dat zij zich betrokken voelt en dat zij zelf ook gaat na- en meedenken over jouw business. Er zijn een aantal factoren die hierbij van belang zijn. Eén daarvan is dat de VA duidelijk heeft wat jouw businessdoelen zijn. Een transparante communicatie werkt erg prettig. Een andere factor is dat ook een VA waardering nodig heeft. Geef aandacht en maak ook persoonlijk contact. Zet ze zo nu en dan in het zonnetje. 

Maar hoe doe je dat nu?

Voor het geven van vertrouwen is zelfvertrouwen heel belangrijk. Allereerst voor jezelf, maar ook voor je VA. Krijgt je VA meer vertrouwen onder jouw leiderschap of breek je het juist af?

Ga niet in iemands nek hijgen. Als je het niet vertrouwt, bespreek het dan. En tegelijkertijd: als je VA goed werk verricht, laat dat dan ook weten.

Tip #3: Begin met kleine opdrachten te delegeren

Het loslaten van taken kan je het beste doen in kleine stappen. Jij moet wennen aan het uit handen geven van werk en de ander moet leren omgaan met de nieuwe taken en verantwoordelijkheden. Begin met het delegeren van eenvoudige opdrachten. Zorg dat de gedelegeerde taak steeds verder uitgebreid kan worden. Op die manier blijft de VA bij de les en motiveer je haar steeds betere resultaten neer te zetten. Jullie leren elkaar én de samenwerking kennen en bouwen vertrouwen op.

Tip #4: Goede vragen stellen

Jij hebt de stap gezet. Je hebt vastgesteld welke werkzaamheden je wilt overdragen.

Je hebt een zoekopdracht uitgezet. En nu heb je met verschillende VA’s kennismakingsgesprekken gepland.
Maar hoe weet je nu wie voor jou de juiste VA is??
Naast de standaardvragen zoals: “Kun je wat over jezelf vertellen?”,  adviseer ik je om verdiepingsvragen te gebruiken in je gesprek. Op deze manier leer jij de gedachtegang van de VA kennen en ontdek jij of de VA bij jou en je business past.

Voorbeeldvragen:

  • Wat maakt je gelukkig?
  • Wat zijn de momenten dat jij volledig de tijd vergeet?
  • Wat is het grootste compliment dat je de afgelopen tijd hebt gekregen?
  • Hoe daag jij jezelf uit?
  • Wat heb jij overwonnen?
  • Waarvoor hebben mensen je nodig gehad de afgelopen periode?
  • Welke van jouw talenten ga je ook zeker bij mij inzetten?
  • Welke van jouw talenten zijn het afgelopen jaar verder versterkt?
  • Wie bewonder jij en waarom?
  • Als je een jaar vooruit kijkt, wat is er dan gebeurd?
  • Wat is jouw grootste wens? Welke allereerste kleine stap doe jij?

Tip #5:  Bouw tussentijdse evaluatiemomenten in

Bespreek regelmatig de status van de opdracht. Hoe ver is het? Wat gaat goed? Wat is nog lastig?

Controle is het tegenovergestelde van loslaten en klinkt daardoor tegenstrijdig, maar bij delegeren hoort ook controleren. Je spreekt vooraf een bepaalde verwachting van het resultaat af, inclusief bijbehorende deadlines.

Het resultaat controleer je vervolgens met tussentijdse evaluaties. Probeer daarbij de verleiding te weerstaan om ongevraagd of achter iemands rug om te controleren. Een effectieve opdrachtgever schenkt zijn VA namelijk vertrouwen.

Controleer het werk zo nu en dan ook bij externen. Bespreek bijvoorbeeld met je klant hoe de samenwerking met je VA gaat. Is hij tevreden? Worden de werkzaamheden naar behoren uitgevoerd? Dit geeft je input over de VA en geeft je het vertrouwen dat je dingen over kunt laten aan de betreffende VA.

Speciaal voor opdrachtgevers die starten met een samenwerking met een VA heb ik het E-book ‘In 7 Stappen Samenwerken met de Juiste VA’ geschreven. Je wordt hierin geholpen om de juiste werkzaamheden aan de juiste VA over te laten. Aan de hand van 7 stappen begin jij aan de best mogelijke samenwerking en dat is de eerste stap naar de verdere groei van je business.

Klik op de link hieronder om dit E-book gratis te downloaden:

Mocht je vragen hebben, schroom niet en stel ze gerust via info@vaplaats.nl.

Deel onze blog heel gemakkelijk ►

Judith Hendriks_vaplaats
Judith Hendriks

Judith is oprichter en eigenaar van VAplaats.nl. Dit is de plek voor Virtual Assistants (VA) en opdrachtgevers om elkaar snel én gemakkelijk te vinden. Zij gelooft in de passie van elke VA. Maar door bescheidenheid komt dit lang niet altijd naar buiten. Judith heeft nu een uniek en vernieuwend concept bedacht waar alle VA's van gaan stralen en opdrachtgevers helpende handen hebben hun doelen te bereiken. 

Ben jij een VA of zoek jij een VA? Registreer je dan nu gratis. 

Wij vinden het leuk als je een reactie achter laat. Heb je een vraag? Stel het gerust.

Laat een reactie achter